Un Processus Sans Papier

Les documents papier ont une importance capitale dans notre secteur. Les documents papier peuvent être égarés, leur traitement demande beaucoup de temps et ils laissent une empreinte écologique. Avec votre aide, nous pouvons changer cette situation en nous débarrassant de l’enveloppe documentaire : en envoyant vos documents directement à destination (e-Freight), en supprimant la nécessité d'une copie papier de la LTA, en signant un contrat EDI avec IATA (e-AWB) et en envoyant un message d'activation à Air France-KLM pour confirmation.

e-Freight

« e-Freight a pour objectif d'éliminer les documents papier de la chaîne logistique cargo et de les remplacer par des messages électroniques moins coûteux, plus précis et plus fiables. »

À savoir :
  • Supprime les documents papier du processus de fret aérien
  • Enveloppe contenant les documents de fret (documents du transporteur)
  • Remplace les documents papier par des données électroniques
  • Processus unique, pas de papier AWB pour toutes les destinations
  • Codes de manutention spéciale ;
EAW : Expédition e-Freight totale, pas de LTA papier ou de documents d'accompagnement

EAP : Ce code n'est plus utilisé ; si le code EAW ne s'applique pas, une enveloppe contenant des documents papier doit accompagner l´expédition

e-AWB

L'e-AWB est un contrat de transport entre un expéditeur/transitaire et une compagnie aérienne. Grâce à l'e-AWB il n´est plus nécessaire d'imprimer, de traiter et d'archiver une LTA en version papier. »
Le contrat revêt une valeur légale grâce à une combinaison de statuts électroniques :
  • Le message FWB envoyé par le transitaire à la compagnie aérienne ;
  • Le message FSU/RCS envoyé en retour par la compagnie aérienne au transitaire.

À savoir:
  • Les transitaires ayant signé un contrat e-AWB n'ont pas à remettre la copie comptable verte de l'AWB destinée à la compagnie aérienne.
  • Les expéditions effectuées dans le cadre d'un contrat e-AWB peuvent être reconnues grâce au code de manutention spéciale : ECC
  • Dans le cadre du « single process », un transitaire de fret envoie toujours des données électroniques à la compagnie aérienne et ne délivre jamais de LTA papier avec le fret. La compagnie aérienne détermine dans quel cas une LTA papier doit être émise, en fonction des exigences du pays de destination ou de transit, et, si nécessaire, l'imprime au nom du transitaire en utilisant les données électroniques échangées. »
Vous voulez en savoir plus, cliquez ici pour une brochure sur e-AWB.

e-AWB vidéo

Livraison e-Fast

La livraison e-Fast vous permet d'expédier des marchandises au hub KLM Cargo de Schiphol sans avoir besoin de documents d'accompagnement délivrés par le service concerné. Le transitaire envoie à la compagnie aérienne le message FWB (Cargo-IMP version 16) accompagné des informations e-Link relatives au voyage. Toutes ces informations sont prises en charge par les systèmes internes de KLM Cargo lorsque le transitaire présente la carte de la compagnie aérienne à la porte d'embarquement. Une vérification supplémentaire sera effectuée par CargoNaut afin de s'assurer que l'expédition :
  • est réalisée par un agent/transporteur connu,
  • est à jour au niveau des processus de dédouanement à Amsterdam,
  • est sécurisée (informations contenues dans le message FWB)
  • ne nécessite aucun document papier (ECC - Contrat de transport électronique/EAW - LTA électronique). Si tout est déclaré conforme, le transporteur reçoit un message à l'entrée du hub KLM Cargo l'autorisant à se rendre directement au quai de déchargement de l'entrepôt.

Toutes les informations contenues dans le message FWB seront automatiquement intégrées au système « Chain » (système de traitement en entrepôt KLM Cargo). Après acceptation de l'expédition (message RCS - Code de statut Cargo-IMP), le chargement est transféré à l'entrepôt, et lorsque la destination est connue, l'information est automatiquement saisie sur Cargoal.

Le transitaire doit se connecter à l'aide des données e-Link transmises par CargoNaut. Le processus e-Link a été développé par ACN (Air Cargo Netherlands), CargoNaut et SmartLOXS, en étroite collaboration avec le secteur dédié de l'aéroport de Schiphol. La procédure permet à tous les acteurs impliqués dans la livraison d'expéditions destinées à l'exportation de se connecter instantanément et de voir le statut des expéditions en temps réel. Les statuts des expéditions et les contrôles douaniers et de sécurité sont immédiatement visibles par toutes les personnes concernées, simplement en connectant le numéro AWB à la carte Cargo de la compagnie aérienne (carte d'identification du transporteur).

Quels sont les avantages

  • Une réduction des coûts : le secteur du fret aérien dans son ensemble peut économiser jusqu'à 4,9 milliards de dollars par an.
  • Des temps de transit de la chaîne logistique cargo plus rapides : la possibilité d'envoyer les documents avant les colis peut réduire les temps d'opérations du secteur.
  • Une plus grande précision : autoriser la saisie de données électroniques au point d'origine jusqu'au message RCS réduit les retards d'expédition dus à l'entrée de données inexactes ou incohérentes. Les documents électroniques sont moins susceptibles d'être égarés, ce qui permet d'éviter les retards dus aux documents manquants. Ceci améliore la conformité aux normes de qualité C2K.
  • Contraintes réglementaires : l'e-Freight est conforme à toutes les réglementations locales et internationales relatives à la délivrance de documents et de données électroniques requises par les services douaniers, l'aviation civile et les autres autorités réglementaires.
  • Sécurité accrue : les documents électroniques sont uniquement mis à la disposition des parties qui les réclament pour mener l'expédition à son terme.
  • Écologique : e-Freight permet d'éliminer plus de 7 800 tonnes de documents papier. Ceci contribue également à réduire le poids embarqué, conduisant à une réduction des émissions de CO2.

Explications e-Freight et e-AWB

e-AWB: la LTA version papier est remplacée par un message électronique. Le message FWB constitue le contrat de transport.

EDI: Échange de Données Informatisées : transfert de données structurées selon une norme convenue, soit un échange de messages entre deux ordinateurs sans intervention humaine.

Contrat EDI : contrat passé entre un transitaire et une compagnie aérienne ou IATA, dans lequel le transitaire accepte les conditions de transport sur tous les FWB envoyés par la suite. Le contrat EDI remplace le document LTA papier qui représentait l'ancien contrat. Ce contrat peut être signé avec une compagnie aérienne (bilatéral) ou avec IATA (multilatéral).

ECCCe code est saisi automatiquement dans le FWB par la compagnie aérienne, signifiant qu'un contrat EDI est conclu, ce qui veut dire qu'aucun exemplaire papier de LTA n'est nécessaire au moment de l'acceptation de l'expédition. ECC : Electronic Contract of Carriage (Contrat de transport électronique) Single process : lorsqu'un client a signé un contrat EDI (ou dans le cas d'un contrat multilatéral signé par la direction d´un transitaire), il accepte le message d'activation selon lequel quel que soit l'itinéraire, aucune copie LTA papier n'est désormais requise. La compagnie aérienne gère la documentation papier requise par les douanes sur les itinéraires non éligibles et le transitaire n'a pas à s'en occuper.

ECP : Ce code indique qu'un contrat EDI a été signé, mais comme l'itinéraire suivi par l'expédition n'est pas éligible pour l'e-Freight, la compagnie aérienne a imprimé les documents destinés à la douane. (Electronic Contract Printed ou Contrat Électronique Imprimé)

EAW : tous les documents sont remplacés par un message électronique. La lettre de transport aérien est également électronique (e-AWB). Aucune enveloppe documentaire n'est remise à la compagnie aérienne par le transitaire.

Documents de transport: les documents sont obligatoirement disponibles pendant le vol. Actuellement (MC99, MP4) peuvent avoir des alternatives électroniques.

Documents du transporteur : ces documents sont essentiels au transitaire à des fins de distribution et/ou obligatoires lors des processus de dédouanement (rôle du transitaire). La plupart de ces documents disposent d'alternatives électroniques, mais certains ne sont pas autorisés au format électronique. Il est d'usage que les compagnies de transport transportent ces documents gratuitement (ce service gratuit a été mis en place à l'époque où les transitaires agissaient comme représentants de la compagnie), mais cette situation pourrait changer dans un futur proche.

Comment se débarrasser des documents papier

Se débarrasser des documents papier peut sembler compliqué, mais c'est en réalité très simple. Vous nous avez probablement déjà envoyé votre LTA électronique et avez averti votre partenaire à destination, en lui envoyant tous les documents d'expédition par e-mail ou autres moyens de communication. Vous avez ainsi déjà réalisé les premiers pas vers un processus sans documents papier. Les prochaines étapes consisteront à signer un contrat multilatéral avec IATA et à recevoir une confirmation de la compagnie aérienne dans la notice d'activation.

Contrat EDI multilatéral (e-AWB)

Le contrat multilatéral est signé entre le transitaire et IATA, et donne au message FWB (et RCS) sa valeur de contrat légal. Via la signature du contrat multilatéral,confirmé par une notification d'activation de la part d'Air France-KLM en accord avec le transitaire, la nécessité de remettre une copie papier de l'AWB au moment de l'acceptation de la cargaison n'est plus obligatoire. Actuellement, un transitaire peut livrer toutes les marchandises sans LTA. Dans le cadre du « single process », la compagnie aérienne imprime une copie de LTA au niveau de la destination finale, si nécessaire. Les expéditions soumises à un contrat de type multilatéral et confirmées par un message d'activation peuvent être identifiées par la SHC (code de manutention spéciale).: ECC.
ce code est ajouté automatiquement par AF-KLM et n'a pas besoin d'être saisi par le transitaire.

Notification d'activation

La compagnie aérienne et le transitaire de fret ont un échange bilatéral pour déterminer les lieux et la date de démarrage. La compagnie aérienne envoie un « message d'activation » au transitaire pour confirmer le(s) lieu(x) et la date de démarrage conjointement arrêtés. Lorsque le message d'activation est reçu par le transitaire, l´échange électronique peut démarrer.

Prérequis pour se débarrasser des documents papier

Transitaire:
  • Signer un contrat EDI multilatéral IATA (vérifier que toutes vos agences sont incluses)
  • Vérifier la capacité de messagerie (il faut disposer au minimum de la version 9 du FWB)
  • Vérifier que votre système informatique est capable d'envoyer et de recevoir l'ensemble des messages électroniques contenant les codes IATA IMP (FWB, FHL, FNA, RCS)
  • Vérifier que votre système est capable d'insérer le code de manutention EAW
  • Demander à AF-KL Cargo d'effectuer un contrôle de performance des messages FWB envoyés par votre système informatique (nous vérifions l´intégralité du contenu des messages)
  • Définir avec votre équipe commerciale AF-KL Cargo une date de démarrage et demander à AF-KL Cargo d'envoyer un message d'activation. Communiquer à AF-KL Cargo les aéroports d'origine auxquels ce message sera applicable
  • Effectuer une vérification auprès d'un tiers, comme par exemple une société de livraison qui transporte l´expédition des installations du transitaire à celles de la compagnie aérienne
  • Lancer une première expédition test

Compagnie aérienne:
  • AF-KL Cargo a déjà signé le contrat multilatéral IATA
  • AF-KL Cargo envoie un message d'activation au transitaire une fois que ce dernier a signé le contrat multilatéral
  • AF-KL Cargo a la capacité d'envoyer et de recevoir les codes IATA IMP
  • AF-KL Cargo vérifie la qualité des messages FWB des transitaires
  • AF-KL Cargo s'entend avec les transitaires sur un processus sans documents papier
  • AF-KL Cargo prépare et teste la première expédition test des transitaires

Informations complémentaires

  • Des normes particulières s'appliquent aux expéditions à destination des États-Unis. Prenez connaissance des informations de démarrage e-Freight de IATA pour les expéditions en provenance ou à destination des États-Unis. Sans contrat EDI signé, une copie originale de la LTA doit être présentée à la compagnie ou à son agent de traitement.
  • • Des compagnies externes sont prêtes à vous aider pour l'envoi numérique des documents à votre partenaire ou à votre client final à destination. Vous pouvez par exemple utiliser les services de CargoNaut (Cargo Pouch) ou Champ.
  • • Si vous avez besoin d'informations complémentaires en ce qui concerne les options sans documents papier, n'hésitez pas à contacter votre service client.

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