Eliminación del papel

Los documentos juegan un rol importante en nuestra industria. Los documentos en papel pueden perderse, su gestión toma tiempo valioso y dejan una huella ecológica. Pero con su ayuda podemos cambiar esto, enviando sus documentos directamente al destino final (e-Freight) y eliminando la necesidad de una guía aérea de respaldo firmando un contrato EDI con IATA (e-AWB) y confirmando esto con un aviso de activación con Airfrance/KLM.

e-Freight

"e-Freight busca eliminar el papel de la cadena de suministro de la carga aérea y reemplazarlo con mensajería electrónica, que es más económica, precisa y confiable.

"Bueno saber:

Elimine el papel de la carga aérea
  • Documentos de carga (documentos del emisor)
  • Reemplace los documentos en papel por datos electrónicos
  • Proceso único, sin papeles AWB para cualquier destino
  • Códigos de manipulación especiales

EAW: Envío e-Freight completo, sin guía aérea en papel para documentos de envío

EAP: El código ya no se usará, si no hay EAW, hay un paquete con documentos en papel que acompaña el envío

e-AWB

El e-AWB se refiere a un contrato de transporte entre el emisor/expedidor y la aerolínea.  Con el e-AWB, ya no se requiere la impresión, manejo o archivo de una AWB en papel.
El contrato adquiere su estatus legal mediante una combinación electrónica de:
  • El mensaje FWB enviado por el expedidor a la aerolínea;
  • El mensaje FSU/RCS enviado de vuelta por la aerolínea al expedidor.

Bueno saber:
  • Los expedidores que firmaron el contrato e-AWB, no tienen que entregar una copia verde de la aerolínea de la AWB para fines contables.
  • Los envíos bajo un contrato e-AWB pueden ser reconocidos por el código de manipulación especial: ECC
  • Bajo el proceso único, un expedidor de carga siempre envía datos electrónicos a la aerolínea y nunca entrega una AWB en papel con la carga. La aerolínea determina cuándo se debe producir una AWB con base en los requerimientos en el destino o punto de tránsito y cuando se requiere, lo imprime por parte del expedidor de la carga usando los datos electrónicos intercambiados.

Si quiere conocer más, haga clic aquí para un folleto acerca de e-AWB

Video e-AWB

Entrega e-Fast

La entrega e-Fast es la posibilidad de entregar carga en KLM Cargo Schiphol sin reportarse en el departamento de documentación. El expedidor envía el FWB (Imp carga versión 16) junto con la información del viaje e-Link a la aerolínea. Toda esta información es manejada por los sistemas internos de KLM Cargo cuando el expedidor presenta su tarjeta ACN en la entrada. Se realizará una verificación "bajo agua" por parte de Cargonaut si el envío es entregado por un agente/conductor conocido, si el envío es despachado de aduana en Ámsterdam, si el envío es seguro (información de línea OSI FWB) y si el envío no tiene documentos en papel (ECC/EAW). En caso de que estas cuatro verificaciones sean correctas, el conductor recibe el mensaje en la entrada de KLM Cargo informando que puede ir directamente a la bodega para descargar el camión.

Toda la información del FWB será ingresada automáticamente en Chain (el sistema de manipulación en bodega de KLM Cargo), después de la aceptación, el envío será enviado a la bodega y cuando se ingresa una ubicación, el ingreso de la información será realizado automáticamente por Cargoal.

El expedidor debe estar conectado con e-Link desde Cargonaut. El proceso de e-Link es un procedimiento que ACN, Cargonaut y SmartLOXS han desarrollado en cooperación cercana con la industria en el aeropuerto Schiphol. Proporciona conexiones sin interrupciones e información de estado en tiempo real a todas las partes involucradas en la entrega de envíos de exportación. Con solo conectar el número AWB a la tarjeta de carga ACN (ID del conductor), los estados del envío y controles de aduana y seguridad son visibles inmediatamente para todas las partes.

Cuáles son los beneficios

  • Menores costos: la industria del transporte aéreo puede ahorrar hasta 4,900 millones de dólares por año.
  • Tiempos de tránsito más rápidos de la cadena de suministro: la capacidad para enviar la documentación del envío antes de la carga puede reducir los tiempos de ciclo de la industria.
  • Mayor precisión:  permitir el ingreso de datos electrónicos en el punto de origen hasta el RCS reduce las demoras en los envíos debido al ingreso de datos impreciso o inconsistente. Los documentos electrónicos son menos propensos a extraviarse, de modo que los envíos ya no se retrasarán debido a documentación faltante. Esto mejorará la calidad C2K.
  • Conformidad regulatoria: e-Freight cumple con todas las regulaciones internacionales y locales relacionadas con el suministro de documentos electrónicos y datos requeridos por la aduana, aviación civil y otras autoridades regulatorias.
  • Mayor seguridad:  los documentos electrónicos solo están disponibles para las partes que los requieren para completar un envío.
  • Amigable con el medio ambiente: e-Freight eliminará más de 7,800 toneladas de documentos en papel. Esto también llevará a una reducción de peso a bordo, que a su vez genera menos emisiones de CO2.

Explicaciones de e-Freight y e-AWB

e-AWB: La guía aérea en papel es sustituida por un mensaje electrónico. El FWB es el contrato de transporte.

EDI: Electronic Data Interchange: transferencia de datos estructurados, mediante estándares de mensajes acordados, desde un sistema de computadora a otro sin la intervención humana.

Acuerdo EDI: contrato entre el expedidor y la aerolínea o IATA donde el expedidor acepta las condiciones de transporte en todos los FWB en el futuro. El contrato EDI reemplaza la AWB en papel que solía ser el contrato. Se firma con una aerolínea (bilateral) o con IATA (multilateral)

ECC: SHC ingresado en FWB automáticamente por la aerolínea indicando que un contrato EDI está firmado, lo que significa que no se requiere AWB en papel (copia) en el momento de la aceptación del envío. ECC quiere decir Electronic Contract of Carriage
Proceso único: cuando un cliente ha firmado un acuerdo EDI (y en caso de un acuerdo multilateral firmado por la sede o expedidor), acepta el aviso de activación con el que acordamos que sin importar la ruta, ya no se requiere una AWB en papel (copia). Por tanto, la aerolínea se encarga de la documentación en papel requerida por la aduana y rutas no elegibles, y el expedidor no debe ocuparse de esto.

ECP:
SHC indicando que se firmó un EDI pero la ruta a donde el envío viaja no era elegible para E-fright, por lo tanto la aerolínea imprimió los documentos para la aduana. Electronic Contract Printed (definición de IATA a ser agregada)

EAW: Todos los documentos son sustituidos por un mensaje electrónico, al igual que la guía aérea (eAWB). Por lo tanto el expedidor no maneja ningún paquete de documentación para la aerolínea.

Documentos de transporte:
Documentos obligatorios disponibles durante el vuelo. Actualmente (MC99, MP4) se permite tener alternativas electrónicas

Documentos de emisor: Documentos esenciales para fines de distribución del expedidor y/u obligatorios para procesos de aceptación aduanera (tarea del expedidor). La mayoría de estos documentos tienen alternativas electrónicas, otros no son permitidos en formato electrónico. Tradicionalmente los transportadores llevan estos documentos sin cargo (pero este servicio gratuito inició en el pasado cuando los expedidores actuaban como representantes del transportador), pero esta situación puede evolucionar pronto.

Cómo eliminar el papel

Eliminar el papel puede sonar difícil, pero es relativamente fácil. Probablemente usted ya nos envió su AWB electrónica y notificó a su contraparte en la recepción con todos los documentos de envío a través de correo electrónico u otros medios. Básicamente, usted ya realizó los primeros pasas hacia la eliminación del papel. Los siguientes pasos son acerca de la firma del acuerdo multilateral con IATA y una confirmación de la aerolínea en el aviso de activación.

Acuerdo EDI multilateral (e-AWB)

El acuerdo multilateral es un contrato firmado por el expedidor y IATA donde el estatus legal del mensaje FWD (más RCS) se captura como contrato. Al firmar el acuerdo multilateral, confirmado por un aviso de activación de Airfrance/KLM en un acuerdo con el expedidor, el proceso de tener una copia en papel de la AWB en la autorización de la exportación ya no es requerido. Actualmente, un expedidor puede entregar toda la carga sin AWB. Con el "proceso único" establecido, la aerolínea imprimirá una AWB si se requiere en el destino final. Los envíos bajo un acuerdo multilateral confirmado por un aviso de activación pueden identificarse mediante el SHC (código de manipulación especial): ECC.
Este código es agregado automáticamente por AFKL y no debe ser adjuntado por el expedidor.

Aviso de activación

La aerolínea y el expedidor de carga mantienen discusiones bilaterales acerca de las locaciones y fecha de inicio. La aerolínea envía un "aviso de activación" al expedidor de la carga confirmando las locaciones y fecha de inicio decididas de forma bilateral. Cuando el aviso de activación es recibido por el expedidor, el negocio electrónico puede comenzar desde la fecha de inicio mencionada.

Preguntas frecuentes

Lista de verificación para eliminar el papel

Expedidor:

  • Firmar acuerdo EDI multilateral IATA (verifique si todas sus sucursales están incluidas)
  • Verificar las capacidades de mensajería (debe ser FWB versión 9 o superior)
  • Verificar si su sistema de TI es capaz de enviar y recibir todos los mensajes electrónicos que contienen códigos IATA IMP (FWB, FHL, FNA, RCS)
  • Verificar si su sistema de TI es capaz de insertar el código de manipulación especial EAW
  • Solicitar a AFKL Cargo realizar una verificación de desempeño a los mensajes FWB que envía sus sistema de TI (nosotros verificamos la cobertura y contenido de los mensajes)
  • Acordar con su representante de ventas o CSO una fecha de inicio y solicitar a AFKL Cargo el envío de un aviso de activación. Informar a AFKL Cargo para cuáles estaciones de origen será aplicable
  • Verificar con cualquier tercero, como compañías de entrega, los sistemas de transporte desde las instalaciones del expedidor hasta las de la aerolínea.
  • Realizar un primer envío de prueba


Aerolínea:
  • Que AFKL Cargo ya haya firmado el acuerdo multilateral IATA
  • Que AFKL Cargo envíe un aviso de activación al expedidor de carga después de que este haya firmado el acuerdo multilateral
  • Que AFKL Cargo sea capaz de enviar y recibir códigos IATA IMP
  • Que AFKL Cargo verifique la calidad de los mensajes FWB de los expedidores de carga
  • Que AFKL Cargo acuerde con el agente de manipulación terrestre eliminar el papel
  • Que AFKL Cargo prepare y realice el primer envío de prueba de los expedidores de carga

Tengo capacidades FWB versión 6. ¿Puedo empezar ahora?

No, para empezar necesitará FWB versión 9 o superior. Esto se debe a la característica de código de manipulación especial de las versiones 9 y superiores

¿Dónde debo informar en el FWB que mi envío es seguro?

Seguridad: ECSD y SPX
ECSD: Declaración electrónica de seguridad de consignación
SPX: Código especial de manipulación en FWB para indicar que la carga es segura

FW/16

SPH/SPX/EAW estado de seguridad
OCI/SE/ISS/RA/00123-45 n.º de RA y parte
///ED/1213 Vencimiento RA
///SM/AOM-KC Método de monitorización
///SN/Mickey Mouse Emitido por
SD/01JUL131235 Emitido en – Fecha y hora

¿Podemos gestionar AVI, DGR y otra carga especial con e-AWB?

El primer paso es exclusivamente sustituir la AWB maestra, la Carga Especial puede enviarse con un Proceso Único Sigue siendo necesario que el FWB contenga toda la información necesaria (código de producto, Código de Manipulación Especial, etc.)
Los envíos nunca pueden ser EAW
El envío debe ir acompañado de la documentación necesaria (Declaración del Emisor, CITES, etc.) en formato papel.

¿Puedo usar e-AWB para cualquier país?

Sí, algunos países todavía exigen una AWB en papel por motivos aduaneros, el Proceso Único implica que puede entregar toda la carga sin una AWB para todos los destinos y el transportador imprimirá la AWB en papel normal cuando sea necesario.

Información adicional

  • Aplican regulaciones especiales para envíos a EE. UU. Lea la información de inicio de e-Freight IATA para enviar hacia y desde EE. UU. Sin un acuerdo EDI firmado, se debe presentar una copia original de la guía aérea al agente de manipulación en tierra.
  • Hay compañías externas disponibles para ayudarle a enviar documentos de forma digital a su contraparte o cliente final en el destino. Por ejemplo, puede considerar los servicios de CargoNaut (Cargo Pouch) o Champ.


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